Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang akan muncul dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada. Query dapat digunakan untuk menyortir data atau untuk menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula), baik perhitungan matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti fungsi logika IF dan String. Langkah-langkah mengolah Query adalah sebagai berikut :
1. Buat 2 tabel,yang pertama tabel jual dan kedua tabel mobil
Menambah Field pada Querydengan Rumus (Formula)
Untuk menabah Field pada qury, kita tabahkan field baru pada jedela desain query pada kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA
: [HARGA] *[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :
Jika kita tampilkan, maka akan hasilnya akan seperti berikut :
Catatan :
Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada
field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, maka kita rubah
lebar kolomnya. Kita dapat memasukkan field baru
misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL
HARGA.
Fungsi Logika
Di dalam Microsoft Access kita dapat menyelesaikan masalah dengan menggunakan fungsi Logika. Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk
memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan
fungsi IIF. Dengan operasi logika ini, Microsoft Access
dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).
Ekspresi atau Pernyataan Logika
Jika kita menggunakan operasi logika,
biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan
ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator
pembanding).
Operator Relasi
Operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut :
Operasi Relasi
|
Artinya
|
=
|
Sama
dengan
|
<
|
Lebih
kecil
|
>
|
Lebih
besar
|
<=
|
Lebih
kecil atau sama dengan
|
>=
|
Lebih
besar atau samadengan
|
<>
|
Tidak
sama dengan
|
Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan
menggunakan operator relasi, kita juga dapat memanfaatkan operator logika, di
mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di
dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi
yang lainnya.
Fungsi Logika AND
Fungsi AND akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan
menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa
argumennya SALAH.
Contoh Operator Logika AND :
DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA"
And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA
|
Fungsi Logika OR
Fungsi OR akan
menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila
hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau
tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.
Contoh Operator Logika OR :
HARGA SATUAN : IIf([NAMA
MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA
MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)
|
Fungsi Logik IIF
Fungsi logika IIF yang
sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu
fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
A.
Fungsi
Logika IIF Tunggal
Fungsi logika IIF Tunggal digunakan
untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal
IIF(EkspresiLogika, Perintah-1,Perintah-2)
|
Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR,
maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi
logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang
akandilaksanakan.
Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :
Tambahkan field BONUS, jika
jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario,
sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda
Gunung
Rumusnya adalah :
BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda
Vario”,”SepedaGunung”)
|
atau rumusnya
terbalik yang lebih kecil yang diuji.
BONUS :
IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)
|
Penulisanpadajendela QBE seperti berikut :
B.
Fungsi
Logika IIF Majemuk (IIF Nested)
Fungsi logika IIF Majemuk artinya
di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan
fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila
alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk.
|
IIF(Ekspresi
Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2, … ……
,IIF(EkspresiLogika-n, Perintah-xn,yn)))
|
Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :
Isilah kolom DISCOUNT dengan
ketentuan sebagai berikut :
Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas =
2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA
Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas = 2
M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA.
Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas 1.5
M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA.
Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas 1
M), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA.
Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1
M), maka DISCOUNT = 0
Rumusnya
adalah :
|
DISCOUNT : IIf([TOTAL
HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15, IIf([TOTAL
HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL
HARGA]
|
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut
:
Fungsi String
Fungsi Teks (String) yang sering
disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk
mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic),
angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric),
serta karakter-karakter khusus.
Di dalam penulisan formula, setiap data yang
berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi
string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika
(kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string
banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya
yaitu fungsi Left, Right dan Mid.
Fungsi Left
Fungsi Left digunakan untuk mengambil
sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang
diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Left :
|
LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)
|
Contoh rumus :
|
LEFT([NAMA MOBIL],3)
|
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3
karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil.
Fungsi Right
Fungsi Right digunakan untuk mengambil
sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Right :
|
RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)
|
Contoh rumus :
|
RIGHT([NAMA MOBIL],3)
|
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3
karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.
Fungsi Mid
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian
data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang
diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :
|
MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah
karakter)
|
Contoh rumus :
|
MID([NAMA MOBIL],3,1)
|
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3
karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.
Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi
String (Left, Right, Mid)
Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi
Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan
kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal
fungsi string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks
(LEFT, RIGHT, dan MID)
Kemudian kita isikan datanya seperti berikut :
Selanjutnya kita buat File Query dengan nama QUERY RENTAL,
seperti berikut :
Dengan ketentuan sebagai berikut :
Tambahkan field JENIS FILM pada kolom
ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika
:
§
Kode = D, maka Jenis Film = DVD
§
Kode = V, maka Jenis Film = VCD
Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom
ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika
:
§
Kode = A, maka Kategori Film
= ACTION
§
Kode = C, maka Kategori Film
= CARTOON
§
Kode = D, maka Kategori Film
= DRAMA
§
Kode = K, maka Kategori Film
= KOMEDI
Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom
kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dari Kode, jika
:
§
Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010
§
Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011
§
Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012
Rumusnya adalah sebagai berikut :
|
JENIS FILM :
IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")
|
|
KATEGORI FILM :
IIf(Mid([KODE],3,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],3,1)="C","CARTOON",
IIf(Mid([KODE],3,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))
|
|
TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))
|
Sehingga hasil akhirnya akan tampil seperti berikut :
Menghitung Total dalam Query
Salah satu kelebihan Access, adalah pada
objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya),
dengan langkah sebagai berikut :
a)
Tampilan harus dalam keadaan Datasheet
View
b)
Pada group Records, klik Totals,
hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.
c) Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan,
misal HARGA.
b) Pada tombol pilihan muncul
fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis
field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik
tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.
Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total
Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai
dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.
Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA
MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :
a) Tampilan harus dalam keadaan Design
View
b) Pada baris Criteria, kolom
field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada
baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.
c) Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak
seperti berikut :
Anonim, 2015. Membuat dan Mengatur Query. (online)
http://lana.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/46170/4c-membuat-dan-mengatur-query.pdf.
Diakses pada 20 Mei 2016
